Kauffrau/-mann für Büromanagement - Vollzeit (m/w/d)

Zur Unterstützung unserer Geschäftsführung am Standort Herford suchen wir eine zuverlässige, organisierte und diskret arbeitende Assistenz/Backoffice im kompletten Büromanagement, die dafür sorgt, dass im Hintergrund alles reibungslos läuft.

Als Matthias Niehaus GmbH begleiten wir über 300 Handwerksunternehmen auf ihrem Weg in die Digitalisierung – mit klaren Strukturen, dokumentierten Prozessen und einem kontinuierlich betreuten Kundenstamm.

In dieser Rolle bist du die zentrale Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Team und externen Partnern – und sorgst dafür, dass organisatorische, administrative und kommunikative Abläufe zuverlässig funktionieren.

Gehalt: 3.800 € brutto/Monat
Perspektive: Entwicklungs- und Aufstiegsmöglichkeiten innerhalb der Organisation sind vorhanden

Deine Aufgaben

• Unterstützung der Geschäftsführung bei organisatorischen und administrativen Aufgaben

• Übernahme von Sekretariats- und Assistenztätigkeiten (z. B. Terminplanung, Protokollführung, Dokumentenverwaltung)

• Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings, Unterlagen und Präsentationen

• Koordination interner Abläufe zwischen Geschäftsführung, Team und externen Dienstleistern

• Verwaltung von Projektdaten, Korrespondenz und Ablagesystemen

• Pflege und Dokumentation von Daten im CRM-, Projektmanagement und Verwaltungssystem

• Mitwirkung an internen Organisations- und Strukturthemen

• Unterstützung bei administrativen Prozessen im Bereich Buchhaltung, Personal und Einkauf

Auch Quereinsteiger willkommen

Auch Quereinsteiger mit einer strukturierten, zuverlässigen und gewissenhaften Arbeitsweise sind bei uns willkommen.
Während der Einarbeitung wirst du schrittweise in die Abläufe eingeführt – mit klaren Leitfäden, festen Zuständigkeiten und dokumentierten Prozessen.

Das bieten wir

• Strukturiertes, stabiles Arbeitsumfeld mit klaren Abläufen und festen Verantwortlichkeiten

• Sicherer Arbeitsplatz in einem stabil wachsenden Unternehmen mit langfristiger Perspektive

• Faire Vergütung mit Perspektive auf Weiterentwicklung

• Persönliche und digital-unterstützte Einarbeitung im Büro mit hochwertigen Arbeitsgeräten

• Respektvolle Zusammenarbeit auf Augenhöhe

• Moderne Arbeitsumgebung und effiziente, digital-unterstützte Kommunikationsstrukturen

Warum du dich bewerben solltest

Diese Position ist ideal für Menschen, die gerne Verantwortung übernehmen, aber lieber im Hintergrund strukturiert wirken.
Wenn du Freude daran hast, Ordnung zu schaffen, Abläufe zu koordinieren und Entscheidungen zuverlässig vorzubereiten, findest du bei uns ein Umfeld, das Stabilität, Vertrauen und klare Prozesse bietet.

Dein Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium im Bereich BWL / Management

• Fähigkeit, bestehenden Prozessen zuverlässig zu folgen und diese effizient umzusetzen

• Strukturierte, sorgfältige und sehr zuverlässige Arbeitsweise

• Ausgeprägtes Organisationsvermögen und Freude an Ordnung und Klarheit

• Hohe Diskretion und Verantwortungsbewusstsein im Umgang mit vertraulichen Informationen

• Schnelle Auffassungsgabe und die Fähigkeit, bestehenden Strukturen und Abläufen zu folgen

• Starke Kommunikationsfähigkeit und ein präziser, fehlerfreier schriftlicher Ausdruck

• Sicherer Umgang mit Leistungsdruck und Terminen

• Sicherer Umgang mit Microsoft Office und Bereitschaft zur Arbeit mit weiteren digitalen Tools

• Vorkenntnisse in Büromanagement, Verwaltung oder Assistenzfunktionen sind von Vorteil, aber nicht zwingend erforderlich

• Du strebst ein langfristiges Engagement in einem wachsenden Team an.

• Loyalität und Verlässlichkeit zeichnen dich aus.

• Quereinsteiger (aus anderen Branchen) sind gerne willkommen – wir bemühen uns um eine gründliche Einarbeitung!